Εικονικοί βοηθοί: Ο καλύτερος φίλος μιας μικρής επιχείρησης

• Κατηγορία: Αγορά Μαζί Μας

Το Us Weekly λαμβάνει αποζημίωση για αυτό το άρθρο καθώς και για αγορές που πραγματοποιούνται όταν κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο και αγοράζετε κάτι παρακάτω.

Σε έναν υπερανταγωνιστικό επιχειρηματικό κόσμο, οι ιδρυτές και οι ιδιοκτήτες χρειάζονται κάθε ουγγιά βοήθειας που μπορούν να λάβουν. Η πρόσληψη υπαλλήλων για μια θέση πλήρους απασχόλησης δεν είναι πάντα αποτελεσματική και οι εργαζόμενοι με μερική απασχόληση μερικές φορές δεν προσφέρουν την ποιότητα ή τη συνέπεια που απαιτείται.

Εκεί μπορεί να παίξει ένας εικονικός βοηθός (VA) — ο καλύτερος φίλος μιας μικρής επιχείρησης.

Εδώ είναι τι έχουν να πουν πραγματικοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και ειδικοί για τους εικονικούς βοηθούς και γιατί είναι τόσο κρίσιμοι για την επιτυχία στο σημερινό περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς.

Τι είναι ο Εικονικός Βοηθός;

Ο VA είναι κάποιος που αναλαμβάνει διοικητική εργασία, επαναλαμβανόμενες εργασίες και άλλες καθημερινές ανάγκες που βοηθούν τους επιχειρηματίες και τους ηγέτες επιχειρήσεων υψηλού επιπέδου να παραμείνουν οργανωμένοι, αποτελεσματικοί και παραγωγικοί.

Δεν υπάρχει μια ενιαία λύση για τη χρήση των υπηρεσιών ενός VA — εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς και τις ανάγκες σας ως ιδιοκτήτη επιχείρησης ή χειριστή.

Θυμηθείτε ότι υπάρχει ένα ευρύ φάσμα εργασιών για τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εικονικό βοηθό, λέει ο Schuyler Hoversten, Συνιδρυτής και Πρόεδρος τουSwoopt. Εκτός από τα βασικά διοικητικά καθήκοντα, μπορείτε να εκπαιδεύσετε εικονικούς βοηθούς για να βοηθήσουν στην εξυπηρέτηση πελατών, τη λογιστική και ή τη διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Αναγνωρίστε και εκτιμήστε τους πολλούς τρόπους με τους οποίους ένας εικονικός βοηθός θα μπορούσε να βοηθήσει την επιχείρησή σας και αποφασίστε πόση από αυτές τις εργασίες θα θέλατε να χειριστεί ο εικονικός βοηθός.

Οι καλύτεροι VA ειδικεύονται σε συγκεκριμένους τύπους εργασιών, ενώ άλλοι είναι πιο γενικευμένοι στις ικανότητές τους. Μπορείτε επίσης να απασχολήσετε αυτά τα άτομα για όσο χρονικό διάστημα θέλετε καθ' όλη τη διάρκεια της εβδομάδας, από λίγες μόνο ώρες έως υπηρεσίες 7 ημέρες την εβδομάδα.

Για την οικονομική προσιτότητα ενός εικονικού βοηθού, είναι πραγματικά απίθανο για κάθε επιχειρηματία υψηλών επιδόσεων το 2021, λέει ο Brandon Amoroso, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος τηςμάρκετινγκ electrIQ. Η επένδυση είναι ελάχιστη και οι αποδόσεις μπορεί να είναι τεράστιες εάν εκμεταλλευτείτε πλήρως τον χρόνο που εξοικονομείτε.

5 Οφέλη των εικονικών βοηθών για μικρές επιχειρήσεις

Μπορείτε ήδη να μαντέψετε μερικά από τα πλεονεκτήματα του να έχετε έναν εικονικό βοηθό για τη μικρή επιχείρησή σας, αλλά ας εντοπίσουμε πέντε βασικά που θα πρέπει να εξετάσετε πιο προσεκτικά.

1. Εστιάστε σε εργασίες υψηλής αξίας

Οι κουραστικές, επαναλαμβανόμενες εργασίες μπορούν να καταναλώσουν ώρες της ημέρας σας και να σας κάνουν να προσπαθείτε να κάνετε σημαντικά πράγματα. Ένα εξαιρετικό VA χειρίζεται την πολυάσχολη εργασία και σας επιτρέπει να ανακτήσετε τον έλεγχο του προγράμματός σας.

Προκειμένου να αφιερώνω χρόνο σε δραστηριότητες υψηλής αξίας, ήταν σημαντικό για μένα να αφιερώνω λιγότερο χρόνο σε δραστηριότητες χαμηλότερης αξίας, λέει ο Rob Levin, Πρόεδρος τουΕργαστείτε καλύτερα τώρα. Αυτός είναι ο λόγος που όχι μόνο προσέλαβα έναν εικονικό βοηθό πριν από 5 χρόνια, αλλά και γιατί συνίδρυσα μια εταιρεία, για να παρέχω εικονικούς βοηθούς σε άλλους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

2. Πυροδοτήστε τη Δημιουργικότητα και τη Συνεργασία

Λίγα πράγματα μπορούν να σβήσουν τις δημιουργικές φλόγες σας πιο γρήγορα από την εισαγωγή δεδομένων, τη διαχείριση χρονοδιαγράμματος και την αγωνιώδη λογιστική.

Με ένα VA στη γωνία σας, αυτή η δημιουργικότητα που λείπει μπορεί επιτέλους να επιστρέψει.

Συχνά ξεχνάμε πόσο μεγάλο μέρος μιας επιχείρησης είναι μια δημιουργική ενασχόληση και πώς οι συλλογικές προσπάθειες μπορούν πραγματικά να κινήσουν τον πίνακα όσον αφορά νέες ιδέες και εξελίξεις, λέει ο Jason Boehle, Διευθύνων Σύμβουλος τηςQuaGrowth. Έχοντας έναν εικονικό βοηθό να κάνει τις εγκόσμιες εργασίες στο παρασκήνιο, ανακαλύπτετε ξανά την ικανότητα να δημιουργείτε ιδέες και να ζωντανεύετε τα δημιουργικά σας οράματα.

3. Κάντε βήματα σε κρίσιμα έργα

Όταν πλησιάζουν οι προθεσμίες και οι ενδιαφερόμενοι αρχίζουν να αναπνέουν από το λαιμό σας, αυτό σημαίνει ότι είναι ώρα κρίσης. Εδώ είναι που ένας εικονικός βοηθός μπορεί πραγματικά να σώσει την ημέρα και να σας επιτρέψει να δεσμεύσετε σε κρίσιμες εργασίες.

Οι εικονικοί βοηθοί είναι το κλειδί για να ελευθερώσετε αυτόν τον χρόνο για να σημειώσετε πρόοδο, λέειΤιμ Φέρις, Επιχειρηματίας και Συγγραφέας. Πολύ συχνά, οι επιχειρηματίες χάνονται μέσα στην τεράστια σειρά ευθυνών που πρέπει να αναλαμβάνουν καθημερινά. Είναι αλήθεια ότι, ειδικά στις πρώτες μέρες μιας επιχείρησης, οι επιχειρηματίες πρέπει να φορούν πολλά καπέλα. Πρέπει να επιταχύνουν και να αναλάβουν τα καθήκοντα που κανείς άλλος δεν θέλει να εκτελέσει και να βάλει πολλές ώρες. Με έναν εικονικό βοηθό, από την άλλη πλευρά, μπορείτε ακόμη και να βοηθήσετε στο χειρισμό αυτών των εργασιών.

4. Προσθέστε άλλο ένα επίπεδο επαγγελματισμού

Κάθε μικρή επιχείρηση γνωρίζει ότι η εμφάνιση του επαγγελματισμού είναι το κλειδί όταν ξεκινάει. Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να βοηθήσει το επίπεδο της επιχείρησής σας να ανέβει όσον αφορά την ακρίβεια, την οργάνωση και άλλους βασικούς παράγοντες για συνεργασίες, πελάτες και πολλά άλλα.

Το να έχεις έναν βοηθό κοντά σου αμέσως σε κάνει να νιώθεις πιο ικανός και επαγγελματίας ως επιχείρηση, ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο είσαι, λέει ο Jeremy Goldstein, Διευθύνων Σύμβουλος τηςNavitar. Η εμπειρία γίνεται πιο ομαλή για τους πελάτες, τους συνεργάτες και όλους στον κύκλο σας. Είναι σαν ένας πολλαπλασιαστής 5x για την επαγγελματική σας ζωή σε όλα τα μέτωπα, και έτσι αξίζει τον κόπο.

5. Δημιουργήστε χώρο για να ευδοκιμήσουν οι εργαζόμενοι

Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να επωφεληθούν από την ενσωμάτωση ενός εικονικού βοηθού. Βοηθούν στην αποτροπή των εργαζομένων από την ανάληψη υπερβολικών ευθυνών και την πλήρη εστίαση στις ιδιαιτερότητες του ρόλου τους.

Οι εικονικοί βοηθοί εξοικονομούν χρόνο σε άλλους υπαλλήλους, λέει ο Joaquín Roca, Συνιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος τηςΑθηνά. Χειριζόμενοι διοικητικές εργασίες, οι εικονικοί βοηθοί μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να εστιάσουν περισσότερο στην επιχειρηματική στρατηγική και στη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες. Αυτό είναι σημαντικό για τις μικρές επιχειρήσεις προκειμένου να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη αντί να παραμείνουν στάσιμες. Οι προσπάθειες του εικονικού βοηθού θα μειώσουν τον φόρτο εργασίας των άλλων εργαζομένων, ώστε να μην καεί κανείς.

Εύρεση του καλύτερου εικονικού βοηθού για την επιχείρησή σας

Δεν υπάρχει τέλειος τρόπος για να βρείτε έναν εικονικό βοηθό για την επιχείρησή σας, επομένως χρησιμοποιήστε ένα ευρύ φάσμα δικτύων και μεθόδων πρόσληψης για να περιορίσετε το πεδίο στην αρχή.

Μπορείτε να μεταβείτε μέσω ενός πρακτορείου ή να πάτε στο εξωτερικό εάν θέλετε πραγματικά να εξορθολογίσετε τη διαδικασία απόκτησης VA για την επιχείρησή σας, λέει ο Dylan Fox, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος τηςΣυνέλευσηAI. Είναι σίγουρα μια κατάσταση που παίρνεις-ό,τι-πληρώνεις-για, όπως κάθε άλλη, γι' αυτό κάντε την έρευνα και ψωνίστε πριν προχωρήσετε σε οποιαδήποτε δέσμευση ή σύμβαση.

Για τους επιχειρηματίες που φέρνουν μια VA για πρώτη φορά, είναι επίσης ζωτικής σημασίας να κατανοήσουν τις παραμέτρους του ρόλου και τι μπορεί να περιμένει το άτομο από την άποψη των ευθυνών. Αυτό θα βοηθήσει στην ευθυγράμμιση των προσδοκιών και στην πρόληψη προβλημάτων βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

Χαρτογραφήστε ακριβώς τι θέλετε να κάνει ένας εικονικός βοηθός για εσάς σε καθημερινή βάση και να είστε ιδιαίτερα σαφείς σχετικά με τα πρότυπά σας, λέει ο Scott Sonneborn, συνιδρυτής τουTydo. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι κάθε VA θα είναι μια στιγμιαία, τέλεια εφαρμογή. Φυσικά, αυτό δεν είναι αλήθεια. Σκεφτείτε το και θα πάρετε πολύ περισσότερα από την εμπειρία.

Ξεβιδώστε

Αξιοποιήστε στο έπακρο τη συνεργασία σας με τον Εικονικό Βοηθό

Αφού έχετε ένα VA επί του σκάφους, πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι θα έχετε τη μεγαλύτερη αξία από τη συνεργασία;

Όλα ξεκινούν με το να τους διδάξετε τα σχοινιά και να τα εξορθολογίσετε στις καθημερινές σας λειτουργίες.

Υπάρχει σίγουρα μια φάση εκπαίδευσης με οποιονδήποτε υπάλληλο και οι εικονικοί βοηθοί δεν διαφέρουν, λέει ο Kashish Gupta, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος τηςHightouch. Να είστε υπομονετικοί καθώς ο VA σας ξεκαθαρίζει τα πράγματα και αισθάνεται άνετα. Αυτή η υπομονή θα αποδώσει όταν πυροβολούν σε όλους τους κυλίνδρους και κάνουν τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει επίσης να θυμούνται ότι μια εξαιρετική VA μπορεί να αλλάξει την εστίαση και να μάθει νέες δεξιότητες, εάν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε μαζί τους και να αφιερώσετε λίγο περισσότερο χρόνο.

Το σύνολο δεξιοτήτων ενός VA δεν είναι με κανένα τρόπο στατικό, λέει ο Jared Hines, Επικεφαλής Επιχειρήσεων στοAcre Gold. Εναπόκειται σε εσάς – τον ​​ιδιοκτήτη της επιχείρησης – να κατευθύνετε τον βοηθό σας προς τη σωστή κατεύθυνση και να τον βοηθήσετε να αναπτυχθεί. Όσο περισσότερη προσπάθεια καταβάλετε, τόσο καλύτερη θα είναι η σχέση και τόσο μεγαλύτερη απόδοση επένδυσης (ROI) θα δείτε μακροπρόθεσμα.

Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να αλλάξει εντελώς το παιχνίδι, είτε είστε νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης είτε βετεράνος του κλάδου σας για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές, τώρα είναι η ώρα να δείτε τι μπορεί να κάνει μια VA για εσάς και την επιχείρησή σας.

Περιηγηθείτε σε προϊόντα μόδας, ομορφιάς και υγείας. Επίσης, ρίξτε μια ματιά στους οδηγούς δώρων μας.

Αυτή η ανάρτηση είναι διαθέσιμη από την ομάδα του Us Weekly's Shop With Us. Η ομάδα Shop With Us στοχεύει να αναδείξει προϊόντα και υπηρεσίες που οι αναγνώστες μας μπορεί να βρουν ενδιαφέροντα και χρήσιμες, όπως π.χμάσκες προσώπου,αυτοβυρσοδέψες,Κολάν σε στιλ Lululemonκαι όλα τα καλύτερα δώρα για όλους στη ζωή σας. Ωστόσο, η επιλογή προϊόντων και υπηρεσιών δεν προορίζεται σε καμία περίπτωση να αποτελέσει έγκριση είτε από την Us Weekly είτε από οποιαδήποτε διασημότητα που αναφέρεται στη δημοσίευση.

Η ομάδα Shop With Us ενδέχεται να λάβει προϊόντα δωρεάν από τους κατασκευαστές για δοκιμή. Επιπλέον, το Us Weekly λαμβάνει αποζημίωση από τον κατασκευαστή των προϊόντων για τα οποία γράφουμε όταν κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο και, στη συνέχεια, αγοράζετε το προϊόν που εμφανίζεται σε ένα άρθρο. Αυτό δεν οδηγεί στην απόφασή μας ως προς το εάν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία παρουσιάζεται ή προτείνεται ή όχι. Το Shop With Us λειτουργεί ανεξάρτητα από την ομάδα διαφημιστικών πωλήσεων. Χαιρετίζουμε τα σχόλιά σας στο mail. Καλά ψώνια!